Membuat checklist audio visual untuk sebuah acara merupakan langkah penting agar segala hal terkait audio dan visual berjalan dengan lancar. Berikut adalah tujuh langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat checklist audio visual yang efektif. Dengan menggunakan checklist ini, Anda dapat memastikan bahwa semua peralatan dan komponen audio visual telah dipersiapkan dengan baik sehingga acara berjalan tanpa kendala.
Telepon berdering dan klien Anda membutuhkan keahlian perencanaan Anda untuk acara mereka yang akan datang. Agenda mereka masih kasar, tidak memiliki spesifikasi penting seperti jumlah speaker, dan persyaratan A/V lainnya. Permintaan A/V mereka hanyalah layar, proyektor, dan audio termasuk mikrofon. Anda perlu menggali informasi lebih mendalam.
Setelah memahami format dasar acara, saatnya Anda memilih jenis layar yang tepat. Jika ruang untuk sesi umum berukuran lebih kecil dengan jumlah peserta yang tidak terlalu banyak, pilihan terbaik adalah menggunakan satu atau dua monitor layar datar yang besar. Jenis layar ini sangat cocok digunakan dalam pengaturan yang lebih intim, di mana peserta berada dekat dengan panggung dan presenter.
Untuk ruang dan peserta yang lebih besar, layar dan proyektor mungkin menjadi pilihan yang lebih baik. Hal ini sangat berguna, terutama jika presenter memiliki banyak data untuk dibagikan sehingga orang-orang di barisan belakang dapat membaca apa yang ditampilkan. Layar presentasi memiliki format 4:3 atau 16:9 (layar lebar), jadi bicarakan dengan klien Anda untuk memastikan presentasi didesain dalam format yang sama dengan layar proyeksi.
Baca Juga:
Cara Menciptakan Smart Hotel dengan Teknologi AV
Pentingnya Peralatan Audio Visual dalam Video Konferensi
Informasi Harga Billboard Digital LED dan Biaya Terkait Pemasangannya
Definisi Videotron: Alat Komunikasi yang Menarik dan Dinamis
Contoh Signage dan Fungsinya dalam Berkomunikasi dan Pemasaran
Digital Signage: Mengubah Komunikasi dan Keterlibatan di Era Digital
Mengoptimalkan Audio Visual untuk Ruang Kontrol yang Efektif
Saat memilih layar proyeksi, penting untuk mempertimbangkan rasio aspeknya. Layar presentasi biasanya memiliki format 4:3 atau 16:9 (layar lebar). Oleh karena itu, sangat penting untuk berbicara dengan klien Anda agar presentasi dapat dirancang dalam format yang sama dengan layar proyeksi. Selain itu, tergantung pada ukuran ruangan, Anda mungkin perlu mempertimbangkan proyektor yang sesuai. Jika ruangan memiliki jendela atau banyak cahaya, Anda akan memerlukan proyektor dengan lebih banyak lumens (kecerahan). Namun, tidak perlu khawatir, penyedia A/V akan dapat merekomendasikan proyektor yang tepat untuk tugas tersebut.
Pastikan ada soundboard atau mixer yang memiliki ukuran yang sesuai untuk tata suara in house dan sistem tata suara eksternal yang akan digunakan. Konsultasikan dengan penyedia A/V mengenai kebutuhan klien Anda, sehingga mereka dapat menyarankan soundboard yang dapat menangani beberapa input mikrofon dan input komputer. Jangan lupa merencanakan pemutaran video dari komputer dan menggunakan Direct Box untuk membantu mengatur keseimbangan audio yang masuk ke soundboard atau mixer, serta mencegah terjadinya dengungan dan gangguan suara yang tidak diinginkan.
Sertakan PA dengan speaker yang cukup di sekitar ruangan, sehingga audio tidak menjadi masalah. Jika ada acara musik di atas panggung, Anda akan membutuhkan sistem suara yang lebih kuat.
Anda dapat menyertakan kombinasi mikrofon nirkabel, mikrofon genggam, dan mikrofon yang dipasang di podium atau dudukan di atas panggung. Biasanya, disarankan untuk memiliki maksimal empat hingga delapan mikrofon. Namun, jangan berlebihan karena terlalu banyak mikrofon dapat sulit untuk dikelola.
Jika penanganan audio membuat Anda bingung, pekerjakan seorang sound man untuk mengatur suara. Mempekerjakan teknisi audio dapat menyelamatkan Anda dari sakit kepala, terutama untuk acara dengan musik atau pertunjukan langsung.
Video switcher harus ada jika Anda memiliki lebih dari satu komputer untuk berbagi di layar, atau jika Anda memasukkan video kamera presenter di layar. Dalam hal ini, Anda perlu video switcher yang berkualitas.
Baca Juga:
Meningkatkan Efisiensi dan Kolaborasi dengan Sistem Audio Visual untuk Command Center
Manfaat dari Penggunaan Papan Tulis Interaktif
Perangkat Audio Visual yang Cocok untuk Meeting Room
Pentingnya Konferensi Video dalam Pendidikan Secara Online
Penerapan Audio Visual untuk Smart Classroom
Peran dan Tugas Teknisi Audio Visual (AV)
Apa yang Dimaksud dengan Interactivity
Apa itu FHD (Full High Definition)
Jika acaranya lebih sederhana dengan hanya presentasi dan beberapa video, Anda dapat menggunakan crunch box. Crunch box adalah pengalih video yang tidak terlalu rumit , sangat cocok untuk presentasi dasar. Sebagai event organizer, Anda perlu plan B. Pikirkan video switcher sebagai plan B. Jika salah satu komputer macet, Anda bisa dengan cepat beralih ke komputer cadangan dengan hanya mengklik tombol.
Pastikan presenter dilengkapi dengan teknologi yang tepat. Sediakanlah mereka dengan monitor untuk melihat konten tanpa harus membelakangi peserta. Solusi ini sederhana tapi ampuh untuk menghadirkan pengalaman yang lebih baik bagi presenter. Jangan lupa menyediakan clicker jarak jauh dengan penunjuk laser, sehingga presenter dapat mengendalikan konten mereka dengan mudah selama acara berlangsung. Dengan begitu, kepercayaan diri mereka akan terpancar dan peserta akan terkagum-kagum.
Hal lain yang harus ada dalam checklist adalah pencahayaan. Sebagian besar tempat memiliki pencahayaan dasar sehingga pembawa acara dapat terlihat dengan baik. Jika Anda ingin sesuatu yang lebih dramatis, Anda bisa mendapatkannya dengan pencahayaan panggung. Pencahayaan tambahan dapat menciptakan tampilan yang inspiratif dan dinamis pada keseluruhan desain acara dan menciptakan peluang tambahan untuk pencitraan merek.
Checklist di atas mencakup sebagian besar dasar-dasar untuk sesi umum. Seiring dengan perkembangan acara, mungkin ada permintaan lain seperti perekaman video, webcasting, atau menghadirkan presenter jarak jauh melalui video atau panggilan konferensi.
Untuk menjalankan acara yang lebih kompleks, mempekerjakan seorang produser acara adalah keputusan luar biasa yang dapat membuat program Anda berjalan dengan sukses. Produser acara merupakan mitra utama yang menguasai seluruh aspek, mulai dari konten hingga anggaran. Dengan bantuan produser acara yang berpengalaman, Anda dapat membuat acara yang luar biasa dan memuaskan klien serta peserta. Jadi, jangan ragu-ragu untuk mencari bantuan produser acara yang kompeten demi mencapai kesuksesan dalam acara Anda.
Baca Juga:
Buat Resto Anda Jadi Lebih Ciamik dengan Display Digital Signage
Apa yang Dimaksud Dengan Integrator Audio Visual
Apa yang dimaksud dengan Wall Display LED
Cara Memanfaatkan Konferensi Video Secara Maksimal
Manfaat dari Penggunaan Video Wall
Bagaimana Cara Pengaturan Video Wall
9 Tips pembuatan konten digital signage
Konferensi Video untuk Kebutuhan Bisnis
Apa yang Dimaksud dengan Digital Signage, dan Bagaimana Perangkat ini Mampu Mendongkrak Bisnis Anda
Leave a Reply