Sinergy Room Display: Booking Room System yang Mengakhiri Rebutan Ruang Rapat

Satu jadwal resmi untuk semua ruangan, layar status di depan setiap pintu, dan booking cukup dengan scan QR — berjalan di jaringan kantor sendiri, tanpa bergantung pada internet.

Hampir setiap kantor pernah mengalaminya: dua tim datang ke ruang rapat yang sama pada jam yang sama. Satu tim merasa sudah “booking” lewat grup chat, tim lain sudah mencatat di buku resepsionis. Sementara itu, ruangan lain yang tercatat penuh ternyata kosong sepanjang siang. Masalahnya bukan kurang ruangan — tetapi tidak ada satu sumber jadwal yang dipercaya semua orang.

Sinergy Room Display, atau Booking Room System, hadir untuk menyelesaikan masalah itu. Sistem ini menyatukan pemesanan ruang rapat, layar informasi di depan setiap ruangan, dan laporan pemakaian dalam satu aplikasi yang dipasang di server kantor Anda sendiri.

Cara kerjanya sederhana

Pesan dari mana saja

Lewat kalender di browser, scan QR di depan ruangan, atau tombol booking cepat di layar ruangan.

Divalidasi otomatis

Jadwal yang bentrok langsung ditolak, lengkap dengan info rapat yang sudah ada di jam tersebut.

Tampil di semua tempat

Dalam hitungan detik muncul di layar ruangan, kalender semua pengguna, dan Google Calendar.

Layar di depan pintu yang “berbicara”

Setiap ruangan dilengkapi Samsung Smart Signage 13 inci layar sentuh yang dipasang di samping pintu. Ringkas dan rapi di dinding, tanpa PC tambahan di ruangan. Sekilas terlihat apakah ruangan tersedia (hijau) atau sedang dipakai (merah), lengkap dengan judul rapat, nama host, jam selesai, dan jadwal berikutnya hari ini.

Saat ruangan kosong, siapa pun bisa langsung memakainya dengan menyentuh 15 menit, 30 menit, atau 1 jam di layar. Durasi yang akan bentrok dengan rapat berikutnya otomatis tidak bisa dipilih. Lima menit sebelum rapat berakhir, layar berubah kuning dan berbunyi sebagai pengingat.

“Masalahnya bukan kurang ruangan — tetapi tidak ada satu sumber jadwal yang dipercaya semua orang.”

Booking cukup dengan scan QR

Karyawan maupun tamu tidak perlu akun atau aplikasi khusus. Cukup arahkan kamera HP ke QR di layar ruangan, pilih jam kosong pada timeline hari ini, isi nama dan topik, lalu kirim. Booking langsung muncul di layar ruangan.Privasi tetap terjaga: nama dan nomor HP pemesan lain tidak pernah ditampilkan di halaman publik. Booking dari HP dibatasi untuk hari ini, maksimal empat jam, dan dilindungi dari spam.

Kalender yang nyaman untuk resepsionis dan admin

Di konsol berbasis browser, admin dan resepsionis mengatur semua ruangan dari satu kalender dengan tampilan harian, mingguan, bulanan, dan agenda. Booking dibuat dengan menarik kursor di jam yang kosong, dipindah dengan drag & drop, dan durasinya diubah dengan menarik tepi kartu. Rapat yang selesai lebih cepat bisa diakhiri dengan satu klik sehingga ruangan langsung tampil tersedia kembali.

Data untuk keputusan, bukan sekadar jadwal

Halaman laporan menunjukkan berapa jam setiap ruangan terpakai, tingkat utilisasinya, tren harian, heatmap jam sibuk, hingga siapa yang paling sering memesan — dibandingkan dengan periode sebelumnya. Data ini membantu bagian General Affairs menjawab pertanyaan penting: perlukah menambah ruangan, atau justru ada ruangan besar yang lebih sering dipakai untuk rapat kecil? Laporan dapat diexport ke CSV untuk Excel atau PDF siap cetak.

Fitur utama

Anti-bentrok otomatis
di semua jalur booking

Google Calendar dua arah
plus iCal untuk Outlook/Apple

Peran & hak akses
Super Admin, Asset Manager, Operator

Branding perusahaan
logo dan warna di semua layar

Pemantauan perangkat
status online/offline setiap layar

Instalasi satu klik
autostart, firewall, backup harian

Tetap berjalan, bahkan saat jaringan bermasalah

Sinergy Room Display berjalan di jaringan lokal kantor, sehingga internet yang mati tidak menghentikan operasional — internet hanya dibutuhkan untuk sinkronisasi Google Calendar. Jika server atau jaringan sempat terputus, layar ruangan tidak blank: jam tetap berjalan, jadwal terakhir tetap tampil, dan status ruangan berganti sendiri mengikuti jadwal. Begitu koneksi kembali, semuanya tersambung otomatis.

Dari sisi keamanan, setiap fungsi admin diperiksa sesuai peran pengguna, password tersimpan terenkripsi, percobaan login berulang diblokir sementara, dan seluruh data tersimpan di server milik perusahaan sendiri — dengan backup otomatis setiap malam.

Cocok untuk siapa?

Kantor korporat dengan banyak ruang rapat, coworking space dan business center, kampus, rumah sakit dan instansi, hotel dan venue, hingga kawasan industri — di mana pun ruang pertemuan dipakai bergantian oleh banyak orang.

Kelebihan dan keterbatasan

Agar mudah menilai kecocokannya, berikut gambaran jujur kelebihan dan keterbatasan Sinergy Room Display dibandingkan solusi panel ruang rapat berlisensi.

Kelebihan

Tanpa lisensi berlangganan

Tidak ada biaya lisensi bulanan per ruangan atau per perangkat. Panel ruang rapat berbasis Microsoft Teams Rooms, misalnya, umumnya memerlukan lisensi Teams Rooms berlangganan dan perangkat bersertifikasi.

Perangkat ringkas & terjangkau

Cukup Samsung Smart Signage 13″ layar sentuh di samping pintu — tanpa PC atau perangkat tambahan di setiap ruangan.

Tidak bergantung internet

Berjalan di jaringan kantor (LAN). Layar tetap menampilkan jadwal terakhir saat jaringan atau server terputus.

Data di server sendiri

Semua data tersimpan on-premise di server perusahaan, bukan di cloud pihak ketiga.

Booking tanpa akun

Karyawan dan tamu cukup scan QR dari HP, tanpa install aplikasi.

Laporan bawaan

Utilisasi, tren, heatmap jam sibuk, top host; export CSV & PDF.

Mudah dipasang & dirawat

Instalasi satu klik, menyala otomatis saat server boot, backup otomatis setiap malam.

Branding sendiri

Logo, nama, dan warna perusahaan tampil di konsol, HP, dan layar ruangan.

Perlu Diperhatikan

Bukan sistem video conference

Tidak menggantikan Teams/Zoom Rooms untuk rapat video — fokus pada booking dan informasi ruangan. Dapat dipakai berdampingan dengan perangkat video conference yang sudah ada.

Integrasi kalender terbatas

Sinkron dua arah hanya dengan Google Calendar; Outlook / Microsoft 365 hanya dapat dibaca melalui link iCal.

Membutuhkan server lokal

Satu PC/server Windows harus menyala di kantor. Perawatan ringan karena autostart, watchdog, dan backup sudah otomatis.

Pendaftaran perangkat Samsung

Aplikasi layar ditandatangani dengan sertifikat Samsung; dengan sertifikat jenis Public, setiap layar perlu didaftarkan (DUID) sebelum dipasang. Ditangani tim teknis saat instalasi.

Hanya dari jaringan kantor

Konsol dan booking via HP diakses dari jaringan kantor; akses dari luar kantor memerlukan VPN.

Belum ada SSO / notifikasi

Belum mendukung login Active Directory / SSO, pengingat WhatsApp/email, maupun pelepasan otomatis ruangan yang tidak didatangi (no-show).

Antarmuka bahasa Inggris

Tampilan aplikasi berbahasa Inggris; panduan penggunaan tersedia dalam bahasa Indonesia.

Ingin melihat demonya?

Hubungi Kami Sekarang

Dimas

Praktisi audio visual berpengalaman di bidang LED display, interactive flat panel, perangkat konferensi, sistem audio, lighting, dan panel surya. Ia membagikan insight praktis untuk mengintegrasikan teknologi secara optimal di ruang kerja, pendidikan, event, dan proyek komersial.