Di dunia sekarang ini, sistem kerja hybrid sudah semakin umum dalam perusahaan. Artinya, memiliki sekelompok karyawan yang bekerja dari jarak jauh dan mereka yang bekerja di kantor. Hal ini menghadirkan tantangan baru ketika menyatukan kedua kelompok untuk rapat dan acara lainnya.
Apa yang dimaksud dengan hybrid meeting? Hybrid meeting adalah jenis rapat yang menggabungkan peserta jarak jauh dan tatap muka, sehingga kedua grup dapat berkumpul dalam rapat yang sama. Dengan menggunakan teknologi yang tepat, hybrid meeting menjadi cara efektif untuk semua peserta dapat berpartisipasi dan dilibatkan, tanpa harus hadir secara fisik.
Hybrid meeting menawarkan perpaduan unik antara elemen tatap muka dan virtual dengan beberapa manfaat. Misalnya, pertemuan hybrid memungkinkan tingkat interaksi antar peserta yang lebih besar karena keduanya dapat berpartisipasi dari jarak jauh dengan mereka yang hadir secara fisik di ruang yang sama. Mereka yang ada di lokasi berbeda juga dapat mengikuti rapat. Alhasil, peserta yang hadir lebih beragam dan lebih banyak yang berpartisipasi. Selain itu, pertemuan hybrid lebih efisien karena elemen fisik dan virtual dapat digabungkan untuk memberikan pengalaman yang lebih menyeluruh dan menarik.
Ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan saat mempersiapkan rapat hybrid. Hal ini penting agar semua orang yang terlibat mendapatkan pengalaman terbaik. Pertama, tentukan apakah rapat akan menjadi gabungan antara peserta tatap muka dan virtual, atau hanya virtual saja. Jika gabungan, pastikan Anda memiliki cukup ruang untuk menampung semua orang yang akan hadir secara langsung. Anda juga perlu mempertimbangkan kemampuan audio dan video dari peserta tatap muka, karena mereka mungkin memerlukan mikrofon atau kamera web untuk berpartisipasi. Langkah selajutnya, uji coba perangkat dan teknologi sebelum rapat dimulai untuk memastikan mereka dapat terhubung dan berpartisipasi dalam diskusi.
Rapat hybrid merupakan rapat yang menggabungkan rapat digital dan fisik, dan dapat dilakukan di beberapa lokasi sekaligus. Untuk rapat semacam ini bisa berjalan lancar, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. Pertama, miliki agenda yang jelas dan serangkaian tujuan rapat yang dikomunikasikan kepada semua peserta. Kedua, pastikan semua peserta memiliki koneksi internet yang baik dan teknologi yang diperlukan, seperti peralatan video dan audio, untuk berpartisipasi dalam rapat. Ketiga, pastikan semua peserta, terlepas dari lokasi fisik mereka, dapat berkontribusi dalam diskusi. Platform meeting berkualitas memungkinkan ajang diskusi dilakukan secara real-time. Terakhir, pastikan semua peserta mengikuti aturan dan etiket yang ditentukan, seperti tidak menyela, tidak mengganggu, dan tetap pada topik. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, rapat hybrid akan lebih efektif dan produktif.
Rapat hybrid merupakan cara yang baik untuk membuat orang tetap terhubung sekaligus memungkinkan fleksibilitas. Berikut adalah 4 tips agar rapat hybrid berjalan mulus:
1. Pastikan setiap orang memiliki akses ke platform rapat yang sama. Dengan begitu, semua peserta dapat hadir dan berpartisipasi dengan lancar.
2. Punya rencana cadangan jika terjadi kesulitan teknis. Ini akan membantu agar meeting dapat berlangsung meskipun terjadi masalah teknis.
3. Buat agenda yang jelas sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama. Dengan begitu, semua orang akan tetap fokus pada topik pembahasan sepanjang rapat.
4. Pastikan untuk menggabungkan berbagai aktivitas. Ini akan membuat semua orang terlibat dan terlibat dalam rapat.
5. Pahami teknologi yang dibutuhkan untuk rapat hybrid
Salah satu teknologi penting yang diperlukan untuk rapat hybrid adalah perangkat konferensi video. Konferensi video memungkinkan peserta jarak jauh bergabung dalam rapat, dan berinteraksi tatap muka secara virtual dengan semua peserta. Ada banyak solusi konferensi video yang tersedia, masing-masing dengan fitur dan kelebihannya sendiri. Banyak dari solusi ini sekarang berbasis cloud dan dapat diakses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet. Fitur yang ditawarkan pun beragam, seperti berbagi layar, pesan instan, dan berbagi file untuk memfasilitasi rapat kolaboratif. Agar pertemuan hybrid berhasil, teknologi yang tepat perlu diadopsi dan digunakan secara efektif.
Hybrid meeting semakin populer di lingkungan bisnis sebagai cara untuk menciptakan kolaborasi yang lebih baik antara karyawan jarak jauh dan tatap muka. Rapat hybrid juga mampu mengakomodasi kelompok orang yang lebih besar untuk berinteraksi. Dengan memanfaatkan solusi hybrid meeting dari ProAV, meeting dapat berjalan dengan baik dan lebih produktif.
